Le guide de survie en open space : un indispensable ! Seulement, vous ne le trouverez pas en annexe du règlement intérieur ou de la charte informatique de votre nouveau job.
Et pourtant, le travail en open space peut être à la source d’un stress épouvantable, en raison notamment de la vulnérabilité qu’on peut ressentir à l’idée de vivre l’expérience de La surveillance permanente des uns contre les autres…
Alors, oui, pour les plus détendus, la vie de bureau en open space est une expérience de travail collaborative stimulante.
Mais pour d’autres, c’est un véritable défi lié à la confidentialité et à la concentration.
Sur le papier, l’open space promet l’effacement des barrières physiques au profit de l’interaction constante… Mais cette proximité a ses revers émotionnels et pratiques.
Et pour certains, l’adaptabilité et la résilience sont sérieusement mises à l’épreuve : Reconsidérer son espace personnel au profit d’une vision plus collective demandera des trésors de lâcher-prise !
Mais chez zouzen, on cherche justement à muscler résilience et lâcher-prise.
Alors, immergeons-nous dans le monde de l’open space, en quête d’éventuels avantages et de défis.
Et si nécessaire, nous envisagerons des astuces pour y survivre.
Alors, l’open space…
• Environnement de travail propice à la paix globale grâce au construire ensemble ?
• Ou lieu de concurrence et de lutte pour sa survie ?
• Open space ou open stress ?
La flexibilité : défi et opportunité de l’open space
• La souplesse d’esprit
La véritable essence de l’open space réside dans sa flexibilité.
Vous pouvez choisir où vous asseoir en fonction de votre humeur, de vos besoins et de la tâche à accomplir. Cela favorise la créativité et la productivité.
Cela dit, si votre petit corner favori est occupé, il faudra aller vous brancher ailleurs…
Alors, cette situation, doit-elle seulement nourrir la frustration, ou bien sera-t-elle l’occasion de développer une approche plus flexible, imaginative et fertile ?
• La curiosité et le respect d’autrui
Se déplacer vers un nouvel espace peut-il être l’opportunité de cultiver de nouvelles interactions, d’élargir votre réseau et de découvrir de nouveaux angles de votre travail ?
Au-delà du défi logistique, chacun est l’acteur de la bonne entente au sein de ce lieu de travail partagé.
Cela demande bien sûr de développer une attitude proactive, de respecter l’espace commun. Cela ira de pair avec un comportement favorisant la sérénité pour tous : pierre angulaire d’une atmosphère de paix et de collaborations fructueuses en open space.
On appréciera donc les collègues qui modèrent leur niveau sonore au téléphone, qui maîtrisent leur réactions émotionnelles, ou encore, qui évitent de collectionner la vaisselle sale…
Communication fluide et collaborations : les atouts majeurs de cet environnement ouvert
• La communication
L’un des principaux avantages de travailler en open space est la fluidité de la communication. Pas de portes fermées, pas de murs qui bloquent les interactions. Cela favorise l’échange d’idées et l’entraide. Les idées circulent et on est informé au fil de l’eau.
Cet aspect collaboratif favorise la créativité du cerveau collectif et renforce l’esprit d’équipe. L’information est partagée dans la transparence, créant un écosystème d’interactions et d’échanges constants.
Le défi sera de savoir trier le nécessaire du superflu et ne pas crouler sous le flux. Mais vous saurez vite faire le tri entre source de bruit et source d’information.
• Les collaborations
Les collaborations sont au cœur de la vie quotidienne de l’open space. Vos collègues sont à portée de voix, ce qui facilite la mise en place de projets en équipe et la résolution rapide des problèmes.
C’est donc potentiellement un environnement propice à l’entraide et la résolution collective des problèmes.
Et surtout ! Dans cet environnement, vos plantes vertes trouveront toujours une âme charitable pour les arroser en votre absence !
» C’est le moment de découvrir les plantes idéales pour le bureau ! Aménager son espace et son temps de travail pour gagner en sérénité au quotidien | zouzen.fr
• L’intelligence collective
Communication fluide et collaborations en open space sont bien plus que des aspects pratiques de travail mais la promesse de lendemains qui chantent !
L’open space fera de vous l’artisan d’une culture et d’une intelligence collective, où chacun contribue à une atmosphère harmonieuse, fondée sur le respect et l’entraide.
Vous affronterez bien sûr les difficultés du vivre ensemble dans cet environnement où l’écoute, la compréhension et l’anticipation des désaccords potentiels sont de rigueur : autant d’occasion d’apprendre à lâcher prise et à développer votre résilience.
… Voilà, ça, c’était le spot publicitaire de l’open space.
Voyons maintenant l’écharde dans la voute de ce bel édifice.
Vie privée et concentration : les défis de la vie en open space
• La concentration
L’un des principaux défis de l’open space est de parvenir à se concentrer malgré le bruit ambiant. Comment resté concentré lorsque les discussions en arrière-plan et les sonneries de téléphone sont omniprésentes ? Je me rappelle une collègue – très gentille – mais qui ne savait pas téléphoner sans hurler dans le combiné. Peut-être parlait-elle fort pour combler la distance de son interlocuteur ?
Maintenir sa concentration dans un tel environnement est une véritable école de lâcher-prise. Et bonne chance si vous avez besoin de silence absolu pour vous concentrer. Ici, la résilience reposera notamment sur l’acceptation des interruptions inévitables et sur la gestion émotionnelle et cognitive de ces perturbations… et peut-être l’acquisition de boules quies ou d’un casque anti-bruit !
• La confidentialité
La confidentialité peut également être un problème en open space. Dans cet espace ouvert, comment aborder des sujets sensibles ou gérer des appels privés sans perturber les autres et préserver sa propre confidentialité ?
Là encore, il faut s’adapter, ou lâcher prise intégralement sur l’aspect privé, dans la limite du supportable pour les oreilles voisines. La recherche d’espaces alternatifs pour les discussions confidentielles, l’utilisation de solutions techniques et les bonnes pratiques pour minimiser les regards et les oreilles indiscrets peuvent parfois tourner à l’obsession !
Cela dit, c’est là aussi l’occasion d’apprendre à limiter l’intrusion du travail dans la vie privée et une bonne incitation à trouver le bon équilibre entre ces deux versant de notre quotidien.
• Le bien-être
On en vient donc tout naturellement à la question du bien être en open space. Comment gérer le stress lié au bruit et à l’absence d’intimité ? Dans le meilleur des cas, l’open space est un dernier étage panoramique inondé de la lumière naturelle du jour. Mais ce n’est malheureusement pas toujours le cas, et pour certains l’open space peut vite rappeler une batterie de production de volaille en lumière artificielle !
Cependant, on sait bien que les difficultés offrent des opportunités d’action. Elles encouragent la créativité et les initiatives pour améliorer l’environnement. Des idées innovantes pour favoriser l’intimité, le retour au calme et la coexistence apaisée voient alors le jour, fruits de l’imagination de chacun, mais aussi et surtout à la charge de l’employeur qui – rappelons-le – a la responsabilité de la santé morale et physique de ses employés.
Bon, eh bien, alors, on fait quoi ?
Quelques conseils ouverts de survie en open space
• L’implication consciente
Vivre heureux en open space repose donc sur la contribution de chacun à cet espace collectif. Courtoisie et bonne ambiance obligent, on essaye de ne pas rapporter les soucis de la maison au bureau, ou encore, on évite les conflits ouverts qui peuvent assombrir l’atmosphère.
Cela implique une pratique active de la gestion des émotions, et une ouverture à des approches plus collaboratives pour résoudre les désaccords. Maintenir une attitude positive et empathique envers les collègues pour préserver une atmosphère harmonieuse prend ici toute son importance !
• L’amélioration de la concentration
Pour améliorer la concentration, l’utilisation d’écouteurs antibruit peut minimiser les distractions sonores. Créer un espace de travail personnalisé, zen et dégagé, et adapté à ses besoins, favorisera également la focalisation. C’est toutefois là une limite des opens space collaboratifs où par définition, personne ne peut véritablement s’approprier d’espace à lui.
On peut aussi établir des accords tacites avec les collègues pour respecter de la tranquillité ; par exemple, des signaux visuels ou autres totems originaux (et polis 🙂 !) pour indiquer que l’on ne souhaite pas être dérangé.
• La préservation de la confidentialité
Même si vos voisins de travail ne sont pas des commères abouties, il est certain que les ragots font toujours recette ! Et puis c’est aussi une question de courtoisie que d’épargner ses collègues de nombre de ses affaires privées. Pour protéger votre confidentialité, envisagez déjà d’utiliser les salles de réunion pour les discussions sensibles. Utilisez aussi vos écouteurs pour les appels privés, et soyez conscient des papiers qui traînent et du contenu affiché à l’écran de votre ordinateur.
Les utilisateurs de Windows (on est au bureau ou on n’est pas au bureau ?) gagneront à connaître le raccourci Win + L qui bascule votre affichage sur l’écran de verrouillage pour plus de confidentialité et de sécurité quand vous vous éloignez un moment.
Et pour les appels privés, on peut aussi espérer – voire demander- l’installation de cabines acoustiques, ou bulles de confidentialité, où passer ses appels loin de l’agitation.
• La gestion du stress et la convivialité
La gestion du stress au travail est un sujet en soi. Et l’open space ne fait pas exception. La pratique de techniques de relaxation et la prise de pauses régulières sont des classiques. Et si vous souffrez vraiment des conditions de travail, parlez-en en à votre manager qui devra prendre en compte la situation pour y apporter des aménagements et des solutions. (On rappelle une fois encore que l’employeur est responsable de la santé physique et mentale de ses salariés ?)
Le télétravail a d’ailleurs fait son apparition dans les entreprises pratiquant l’open space. Ce sont là deux manifestations d’un changement de paradigme de la vie en entreprise où chacun se retrouve finalement de plus en plus responsabilisé… ou livré à lui-même. Chacun selon son caractère et son attitude vivant finalement la situation de manière différente.
Une autre pratique de détente, alternative aux commérages de la pause-café, c’est la gym collective. Cela pourra prendre différentes formes depuis la séance de réveil musculaire, à l’atelier de respiration consciente en passant par des initiations au chi gong ou à l’automassage.
Enfin, pour en rire et débrider sa créativité, pourquoi ne pas commencer un journal de bord de l’entreprise ! Voilà de quoi prendre plaisir finalement à vivre au milieu de cette effervescence.
Je vous renvoie aux aventures de mon noyau d’avocat !
» L’open space, le lieu idéal des pots entre collègues ! 21 conseils et idées pour organiser son pot de départ ♦ zouzen.fr
En conclusion
En conclusion, la vie en open space peut être enrichissante.
… A condition qu’on sache envisager le créer ensemble plutôt et qu’on ne soit pas trop allergique au genre humain.
C’est en quelque sorte une école de la voie du milieu ou le tout sera plus que la somme des parties.
Et pour y parvenir, chacun doit prendre conscience de son influence et de son rôle dans ce théâtre quotidien.
Prendre personnellement conscience des défis liés à cet environnement ouvre la voie à des collaborations enrichissantes et à la résolution créative des problèmes. C’est aussi l’élaboration d’une culture commune, d’entraide et de convivialité qui se joue.
Mais ce mariage forcé, c’est pour le meilleur et pour le pire. Et comme nous ne sommes pas des machines à sang froid, bien sûr que des frictions peuvent exister, voir des tensions se tisser contre le bouc émissaire du moment.
Je compte sur vous pour être vigilent à l’écart de ce mécanisme social bien connu qui consiste à souder le groupe contre l’ennemi commun.
Chacun détient une part de responsabilité dans la création d’un espace de travail harmonieux.
Reconnaître votre influence et votre rôle est essentiel.
C’est en agissant de manière consciente, voire même, en faisant de la co-construction pacifique un objectif central de votre quotidien, que vous saurez tirer le meilleur profit de cet environnement et faire de votre open space le terreau de l’épanouissement collectif et de votre croissance personnelle.
» Pour prolonger cette conclusion, je vous invite à lire : Pourquoi rapporter de bonnes nouvelles au bureau – zouzen.fr